2019年5月16日 東京柏葉会理事会 議事録

日時  :2019年5月16日(木) 17:00-18:00 総会・懇親会案内書発送作業
                           18:00-19:00 理事会
                           19:00-20:30 懇親会
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、緒方、大滝、中山、古川、伏原、中尾、豊浦、馬場、八並、
八野、國吉、福田、山﨑、磯野、有田、岩崎、大野、中村、杉崎、松本、関口、島村、久保、
山口忠、埴淵、山口啓、濱本、長岡、大場、芹川、川口、森、須藤、北島、佐々木、金氏 
40名(案内書発送作業出席者、及び懇親会出席者を含む)
配布資料:①理事会アジェンダ
②総会・懇親会進行表
③役員一部改選・推薦の件
④柏葉会本部 総会・懇親会開催案内
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案内書発送作業 
・案内書発送数 1,326通
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理事会
1.第29回総会・懇親会
   場所:グランドパレス 2F ダイヤモンドルーム)
時間:8:30~      :役員・幹事回生集合 *その他の理事の方は9時集合
10:30~      :受付開始
11:00~12:10:総会・講演会
12:30~14:55:懇親会
2.第29回総会について
   ・11:00から15分程度の見込み
司会:川口幹事長、議事進行:池田会長、役員一部改選・事務局体制:池田会長、
会務報告:川口幹事長、会計報告:大滝副会長、会計監査報告:前山監事
   ・上記内容はプログラムに式次第(資料掲載ページも記入)として掲載する
   ・役員一部改選・事務局体制については別紙参照
3.講演会について
    ・11:15から1時間程度(準備、片付け含む)
・三遊亭らっ好さん、本名 井芹洋平さん(61回生)の落語
4.総会・懇親会 当日の役割分担
1)事前準備
a)写真撮影最終確認:山村さん(31回生)
b)高座(講演会)確認:川口さん(33回生)
   c)会場設営・機材搬入、看板取付、七夕セットアップ他:中尾さん(40回生)、協力者:山村紀さん(41回生)他
d)バザー準備:19回生とりまとめ
・協賛いただく方に事前値付けを依頼する
・値札は事務局で準備する
e)福引:39回生取りまとめ
   ・2016年までの名札による抽選方式と七夕の短冊の抽選を併用する
詳細は伏原さん(39回生)検討
・福引景品提供状況
回生協賛分が不足している
      ・佐世保市の分はふるさと納税の返礼品の問題があるかもしれないので現在検討中
f)受付準備(プログラム他袋詰め、受付配置他):今村さん(15回生)、大滝さん(37回生)、
各理事
・緑柏は池田さん(21回生)から依頼する
g)受付
  ・受付用テーブルの設定はホテル側担当
  ・受付用名簿 緒方さん(26回生)から最終の名簿を送付して八並さん(31回生)作成
  ・座席表 緒方さん(26回生)から最終の名簿を送付して今村さん(15回生)作成
h)来賓者案内
  山崎さん(9回生)、岩崎さん(12回生)、大場さん(31回生)
  来賓者、講演者の控室(3F)は不要
   i)音響チェック
      平さん(23回生)、川口さん(33回生)
   j)来年の会場予約
      川口さん(33回生)
 2)懇親会
a)司会・進行:29回生担当(2名)、まだ決まっていない
b)写真撮影 :テーブルごとに担当者を決め特定の方に負担をかけないやり方にする
アテンド山村さん (31回生)
*写真撮影順番表、担当者一覧表は当日配布
c)長寿の祝い:
・10回生の方が対象(商品券、校章バッジ)
・案内:川口さん(33回生)、記念品贈呈:大滝さん(31回生)
d)学生紹介:中山さん(37回生)、例年、対象者数は直前になるまで判らない
e)福引進行:39回生
f)応援歌 :山口さん(25回生)、川口さん(33回生)、松下さん(41回生)
          学生服をレンタルする場合は会計に費用請求する
          団旗は池田さん(21回生)から南高の田川事務局長へ依頼する
g)閉会の挨拶:平さん(23回生)
h)賛助金のお願い:大場さん(31回生)、八並さん(31回生)、学生
              募金用の箱は大小2つ
              *今年は抽選用の箱をホテルに準備してもらう
i)集合写真 :山村さん(31回生)
黒田さん(37回生)はどうなるか流動的
  3)片付け
a)看板撤収:中尾さん(40回生)+協力者
b)備品回収(法被、名札他):今村さん(15回生)+協力者
   ・名札の回収は例年事務局で担当
   ・回収品は伊藤忠倉庫または事務局へ送付する
   c)二次会
      ・開始 15:45
・受付:大滝(31回生)、八並さん(31回生)
・会費3,000円
5.総会プログラム
1)寄稿
・会長:済み
・校長:依頼済み
・本部会長:依頼済み
・市長:依頼済み
2)つぶやき募集、総会資料   
最終期限は5月末
6.福引商品の確認
・会長賞:JTB旅行券、大滝さん(31回生)準備
・ワシントンホテル賞:依頼済み、未着、例年遅い、金氏(25回生)フォロー
・白山陶器賞:依頼済み、池田さん(21回生)フォロー
・景品提供回生
4回生、10回生、16回生、17回生、20回生、21回生、31回生
宮内さん(15回生)苔玉
緒方さん(26回生)梶山製菓、大和製菓、チョーコー醤油
松本さん(16回生)井出蒟蒻店
市長は今年はお酒以外を検討中
7.バザー提供のお願い
8.協賛広告進捗状況:大滝さん(31回生)
・名刺広告:20名
・回生広告:9回生、15回生、16回生、21回生、23回生、25回生、26回生、31回生
・企業広告:12件
*当日申し込み分を含めても目標には大幅未達の状況
9.その他連絡事項
  1)柏葉会総会・懇親会の案内 伏原さん(39回生)
     日時:2019年7月20日(土) 
          総会 17:30~ 懇親会 18:00~
     場所 佐世保玉屋
総会  :文化ホール(小) 8F
懇親会:文化ホール(大) 7F
   2)次回理事会: 6月13日(木) 18 :40~
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懇親会
・黙祷 松園さん(17回生)5/1逝去 
・初参加者、当番幹事挨拶
 北島さん(15回生)、長岡さん(29回生)、佐々木さん(39回生)
・平さん(23回生)から提案があり懇親会閉会挨拶時の歌を決定した
         
                                         以上

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