2019年6月13日 東京柏葉会理事会 議事録

日時  :2019年6月13日(木) 18:40〜20:00 理事会 総会・懇親会最終確認
                  場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、緒方、大滝、中山、古川、伏原、中尾、八並、
國吉、磯野、岡本、岩崎、宮内、杉崎、松本、関口、北島、石上、久保、前山、黒川、円田
山口忠、埴淵、山口啓、濱本、長岡、大場、山村満、芹川、川口、須藤、山村紀、元山、金氏 
38名

配布資料:
①理事会アジェンダ
②総会・懇親会進行表
③各回生の出欠状況
④柏葉会本部 総会・懇親会開催案内

理事会
1.第29回総会・懇親会
   場所:グランドパレス 2F ダイヤモンドルーム)
時間:8:30~      :役員・幹事回生集合 *その他の理事の方は9時集合
10:30~      :受付開始
11:00~12:10:総会・講演会
12:30~14:55:懇親会
2.第29回総会について
   ・11:00から15分程度の見込み

司会:川口幹事長、議事進行:池田会長、役員一部改選・事務局体制:池田会長、
会務報告:川口幹事長、会計報告:大滝副会長、会計監査報告:前山監事
   ・上記内容はプログラムに式次第(資料掲載ページも記入)として掲載する
   ・役員一部改選・事務局体制(退任、新任挨拶)

3.講演会について
    ・11:15から1時間程度(準備、片付け含む)
・三遊亭らっ好さん、本名 井芹洋平さん(61回生)の落語
・総会終了次第 元山巧大さん(63回生)が三遊亭らっ好さんの紹介
・高座は総会前に準備完了(高座用 緋毛氈準備 中尾様)
・音響(出囃子の有無確認)→中山さん確認

4.準備状況確認
①出欠状況確認、理事へのフォロー依頼
各年次幹事へ出欠の表をメールにて送付(必要幹事のみ)事務局対応
幹事回生、10回生(長寿)、各回生の出席確認

②総会プログラム
表紙写真 和(カズ)さん紹介 佐世保観光名誉大使 プログラムに紹介コメント掲載
今年の年次理事全員の氏名を掲載する
総会資料(式次第に掲載ページ記入)
寄稿、つぶやき募集、※印刷確認 緑柏印刷部数確認含む

③福引き景品の確認
会長賞、ワシントンホテル賞、白山陶器賞、景品提供回生の確認、受付
伏原さん(39回生)現状況報告、 佐世保市長賞は佐世保賞として福引(特産品提供)

④バザー提供品のお願い
久保さん(19回生)現状報告 、緒方(26回生)提供補足、値札他(事務局で準備)

⑤協賛広告報告
大滝副会長 6/13現在報告 、回生・企業・名刺広告 (合計530000円)

⑥持込飲料確認
ウィスキー(12本 山村)壱岐ゴールド(12本+サービス12本)サービス12本は福引景品

5.総会懇親会 当日の役割分担

⒈【事前準備】
a)写真撮影最終確認
山村さん、カメラマン(ツバル映像研究所 秋本氏)10:00〜15:30
b)高座確認      
川口さん (平さん:出囃子の有無)(中尾さん:緋毛氈準備)
c)会場設営     
中尾さん 指示 看板、機材搬入、七夕笹セットアップ、ほか (協力山村紀さん他)
d)バザー準備     
19回生取りまとめ(事前の値札貼り)値札、紙袋他事務局準備
※10:30 バザー提供品などカメラマンに撮影依頼
e)福引準備      
伏原さん39回生取りまとめ 景品置くテーブルの手配 (ホテル依頼)
※ 名札事前抽選、短冊、登壇他の抽選方法
f)受付準備
今村さん、大滝さん、各理事(プログラム他袋詰め受付配置他)ビニール袋300(伏原さん)
①佐世保市 ふるさと納税返礼品カタログ配布
②緑柏 、出欠名簿
③観光パンフレット PR
 ※会費は 10,000円で変更無し、ただし大学生からも年会費2,000円徴収
④名札の旧姓必要なら各回生で手書き対応
g)受付
①受付用テーブル設定ホテル側担当
②受付用名簿準備 緒方⇨今村さん⇨八並さん
③座席表 緒方⇨今村さん
 h)来賓者案内
 山崎さん(9回生)、岩崎さん(12回生)大場さん(31回生)3階控室無し
I)音響チェック
平さん(23回生)川口さん(33回生)9:00〜9:30
j)来年の会場予約 
川口さん(33回生)

⒉【懇親会】

a)司会・進行:29回生担当長岡さん(田口さん未定)他幹事がフォローする
b)写真撮影:テーブル毎に担当者決め当日順番一覧表配布、アテンド31回生山村さん
学生は最後に撮影する、撮影要領(注意点まとめ)を山村さん準備し当日配布
c)長寿の祝い:10回生対象(商品券、校章バッジ⇨準備)案内(川口さん33回生)
記念品贈呈(大滝さん31回生)封筒準備今村さん(15回生)
d)学生紹介:中山さん(37回生) 出身中学、大学各自コメント
e)福引進行:39回生 抽選箱⇨ホテルへ依頼
f)応援歌:山口(25回生)元山(63回生)川口さん(33回生)
団旗依頼済み(田川先生に依頼済み)
g)閉会の挨拶:平さん(23回生) 譜面台無し 
h)賛助金のお願い:大場(31回生)八並(31回生)学生有志
※募金箱は大小2個、名称貼付(事務局準備)
i)集合写真:山村さん(31回生)
黒田さん(37回生)は流動的の為広角レンズをカメラマンに依頼する(山村さん確認)
j)受付遅刻者:バザー担当19回生が対応する
3.【片付け】
a)看板撤収:中尾さん(40回生)+協力者
b)備品回収(法被、タスキ、名札他):今村さん(15回生)伊藤忠倉庫へ返却手続き(緒方)
団旗は校長先生に送る(川口さん)
c)二次会受付 :大滝さん、八並さん(31回生)《開始15:45〜、会費3,000円》

※今村さんより座席決定のため最終締切日6月25日までに決める
最後に進行表にて最終確認(当日)

6.その他連絡事項
・グランドパレスホテルとの最終確認協議(役員参加出来る方):6月21日(金)18:00〜
・柏葉会本部 総会・懇親会開催のご案内 
2019年7月20日(土)総会:17:30〜   懇親会:18:00〜 会場:佐世保玉屋

                                                                                      以上

First  << 1 >>  Last