2019年7月31日東京柏葉会役員会議事録

日時  :2019年731日(水) 18:40-20:30
場所  :四谷長崎県人クラブ 1f会議室
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、平、金氏、大滝、古川、伏原、中山、中尾、山村、緒方
配布資料:①役員会アジェンダ ②第29回 東京柏葉会 良かったことや反省点・課題
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会長挨拶 池田(21回生)
会長総会総括
総会・懇親会の出席者は250名と昨年より減少したが新体制で運営、講演会も
新しい企画で盛り上がった。
その後の処理は会費・賛助金・振込者への礼状送付まで進んでいる。
広告掲載・福引き景品ご提供企業への礼状は送付済み。
7/30 ホームぺージに総会プログラム2019年度版アップ済み。


理事会・懇親会は、来月開催予定。
 
.お礼状の送付進捗報告 緒方(26回生)
  プログラム増刷し全部で500冊(100冊はサービス)
  招待者 出席18
        欠席 3
  広告掲載・福引き景品ご提供者()へのお礼状送付済み。(48件)
会費・賛助金振込者へのお礼状、柏緑・総会出欠一覧表同封し送付済み。(/27現在196)
プログラ表紙写真ご提供葛城様にも、お礼状送付済み。
 
今村氏が平戸・北松会 上野實様の対応について確認。
 
 3.総会報告レポート進捗状況報告 川口(33回生)
   お盆ぐらいまでにホームページにアップ予定。
   山村副会長(写真)作業中、原稿は川口幹事長より提出済み。
 
.会計報告 大滝(31回生)
・収入
会費・賛助金 合計192,998円 バザー収益 65,310円。
 本年度はネット振込があり今後も期待したい。
 今後10名ほど9月末までに振込予定、人数集まり次第事務局へ報告しお礼状の手配を指示。
 ・支出
 昨年同様で予算内で済み、二次会は人数分で支払い出来た。
資料が手元にない為、9月の理事会で報告予定。
・その他 来年度は30周年記念のため広告料など増額をお願いしたい。
 
総会・懇親会振り返り
1)事前準備、当日の会場準備、後片付け
   お手伝いの人数集まり、中尾氏(40回生)の指示で会場準備、担当年次回生バザー・福引き景品仕分け作業の準備が出来た。当日の会場準備は問題無し。後片付けもスムーズに終わった。
   受付は会場が一ヶ所でやりやすく良かった。11時の段階で8割は着座していた。
 (2)プログラム、配布物
   会場の入り口右横での配布物の袋詰め、配布物の資料確認。
   中尾氏(40回生)より誤字、脱字有り、お詫びと来年への要望、提案。
   広告→来年30周年に向けて若い世代、年次へのお願い。
表紙の文字→若い世代に書道家がいるので来年は書いてもらう予定。
体育祭など現況報告→田川事務局長、下釜校長(来年度は退職なので次期校長にお願いする)
中山氏(37回生)へ東京柏葉会賞の原稿入稿をお願い。
緒方(26回生)が表紙の写真を母校の全体像、正門など今年依頼した葛城氏に相談したところ
ドローンでの撮影も可能との回答あり。
来年度は30周年記念のため、撮影許可を校長、事務局長への許可が取れるか池田会長に提案。
3)受付
 今年は受付担当者も講演者の話が聞けて良かった。 受付は問題無し。
 遅刻者の対応、今年は当日欠席者が多かったため19回生バザー担当兼務で大変だった。
4)総会
 総会・懇親会が同じ会場で来賓者も総会に同席できて良かった。
 事務局長の交代など総会議事を壇上着席で行い、時間短縮できて良かった。
 椅子着席のため移動の時間が短くなり来年度もこのスタイルで実施。
5)講演会
 らっ好さんの公演はとても好評で良かった。1時間の予定だったが40分でも良かったのではないか。
来年度は40分程度の講演・公演を考える。 →理事会で提案
1度壇上から下がったら終わり。(ホテル側のミスがあり出囃子が流れてしまったため)
演者として集中力は4045分が限度で、総会とも連動するため40分ぐらいが適当。
総会との前後に15分位の休憩が必要。(女性用トイレ混雑のため)
<タイムスケジュール修正案>
11:00~ 総会開始(15)5分休憩、講演会(11:2012:0040分間)30分休憩
12:30~ 懇親会開始
6)懇親会
 司会 原稿は川口幹事長が更新(次年度以降活用可能)
スムーズな進行で問題なし(校名読み違いもすぐにお詫び)
 校歌斉唱
来賓挨拶
 長寿のお祝い(お花無し) 
 東京柏葉会賞
 大学院生・学生・若い世代紹介(12)
 応援団
 閉会 平氏(23回生)の挨拶・歌盛り上がり良かった。
7)バザー
 品数も集まり完売。昨年までの残りも完売し、在庫ゼロ。 
8)福引き
 景品引き取りが1ヶ所で混雑したが良かったのではないか。
 事前に各テーブルに当選者をプリントして配布したのは良かった。
 ステージでの景品当選者の写真が撮れなかったので、来年度は景品提供企業へのお礼状に同封したいので写真撮影の方法を考える必要がある。
 本年度は回生の協力が減ってきている。負担をかけないためにも物販も含め対応を考える。
9)七夕
 本年度も短冊記入お願いできて良かった
 中尾氏(40回生)が一昨年、昨年の七夕短冊を保管している。
無下に廃棄するのはどうかと思うので、短冊を写真に保存し、何かの折に神社で奉納する。
10)写真撮影
 募金活動の写真が時間的に難しく無し。→後日、中山氏より提供あり。
 閉会後の集合写真は来年度も実施。
 写真係としてもう一人担当者が欲しい。
→昨年も本年度も移住サポートセンターの方のご協力が大きかった。
回生の札は壇上横に1回生から順に納品してあるのにバラバラになったのが残念。
マイクを使い、撮影順の呼びかけは有効。
来年30周年の記念イベントを考えると、テーブルごとか、ブースを2ヶ所にするか、カメラマンを2人にするか検討する必要あり。
11)「東京柏葉会賞」 賛助金募金
 学生達の積極的な呼びかけもあり、多数の方にご協力いただいた。
12)会場(規模、音響、サービス他)、食事、デザート、飲み物
 日本酒を緒方(26回生)が900ml瓶4本(2升分)準備したが、テーブルに持っていった方がいて日本酒が不足。会長に承認していただき追加オーダーした。
  →来年度は、景品提供企業の潜龍酒造に2升オーダー(1升瓶)を提案。
    乾杯の時間前にホテル側がアルコールを準備してしまい飲んでる方がいた。
     →来年度はそのようなことがないように、乾杯のタイミングをホテル側に事前連絡する。
13)二次会
後片づけも順調で、来年度は15:30開始とする。(参加人数分しか支払わない)
 学生の二次会参加は無料にするか、本年度のロイヤルホスト開催(中山氏、37回生)を踏襲するか来年度は検討必要。
 *学生他若い世代の引き留め・勧誘のため、別途1,000円会費で開催とか、10代の対応など世代交流を検討する。(事前にアテンド担当を決めておくことも必要) 
14)その他(出欠の締切、キャンセル連絡・・・・・)
 らっ好さんにxxx の謝礼。
 今年は13名の当日キャンセルがあり多かった。
→キャンセルの事前連絡徹底など対応を考えなければならない。
⒍継続課題
1)会員獲得継続(2020年幹事回生アプローチ)
   柏葉会Jr.発足
    →学生、若い回生が自主的に声かけ
学生のアイディア募集(年1か2回、BBQ X’mas会、新入生歓迎会他)
     学生だけで集まりやすい環境づくりの検討必要(各イベントに2〜3万円の補助等)
      例えば、リーダーを61回生らっ好さん、63回生元山さんにしてスポンサーとして補助
      役員の干渉は必要最小限とし、できれば学生だけの自主運営が理想
   4060回生の出席が少ない。理事のいない回生に理事の設定必要。
   3040代の参加が少ない。(家庭環境、特に女性、仕事等が要因)
    →同期会開催、SNS活用等、少しづつつながりを構築していくことが重要。
2)会費・賛助金の増収
記念大会なので増収方法を考える。
3)その他
  来年度担当幹事40回生からの提案。プログラム、記念誌、福引きの方法、乾杯はシャンペン等々。
今年は10月頃から企画提案して活動する。
 
⒎年間スケジュール調整
理事会開催日(予定):913日→99日変更(会場都合)
次回以降:103日(役員会)、11月7日(役員会)、1213日(役員会/忘年会)
        124日(役員会)、214(理事会/新年会)318(理事会)
 
⒏次回開催
2020年度 第30回東京柏葉会 総会・懇親会日程:2020年6月27日(土)
30周年記念大会に向けての企画スタート】
 開始時期は10月の上旬、テーマ・コンセプト、目標金額・参加人数、イベント、名簿作成他
 
.その他連絡事項
次回理事会: 99() 1840〜、理事会終了後懇親会開催

以上

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